Лекція 2.1. Облік касових операцій

ТЕМА 2.1: ОБЛІК КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ

План

1.Порядок ведення касових операцій

2. Документальне оформлення касових операцій.

3. Синтетичний облік касових операцій.

1. Порядок ведення касових операцій.

 Під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на поточних, депозитних та інших рахунках у банках.

Грошові кошти — це найбільш ліквідні активи. Вони практично наявні на всіх стадіях діяльності підприємства — від його створення до ліквідації.

За необхідності підприємства отримують готівку з власних рахунків у банку в межах наявних на них коштів на цілі, які визначає власник рахунку під час подання до банку чеку, без додаткових обґрунтовуючих документів.

Готівкові кошти, одержані підприємством з банку, використовуються для розрахунків зі своїм персоналом із заробітної плати, допомоги, компенсацій, витрат на відрядження та з інших виплат фізичним особам. Вони можуть бути використані і для оплати юридичними особами (підприємствами, підприємцями) одержаних товарів, робіт, послуг.

Розраховуватися готівкою підприємство може не тільки за допомогою коштів, одержаних з каси банку, а й за рахунок готівкової виручки, яка надійшла до каси підприємства від операцій з реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), інших запасів, необоротних активів, а також від позареалізаційних надходжень (внески до статутного фонду тощо). Отримані з каси банку готівкові кошти повинні використовуватися підприємством за цільовим призначенням.

Касові операції регламентуються Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління банку України від 15.12.2004 р. № 637.

Підприємства всіх форм власності для зберігання готівкових коштів і здійснення операцій з ними створюють на підприємстві касу або вповноважують відповідальну особу для виконання таких операцій.

Каса підприємства — це спеціально обладнане приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів.

У касі підприємства можуть зберігатися не тільки грошові кошти, а й цінні папери, грошові документи, які є бланками суворої звітності.

Для виконання операцій з готівкою на підприємстві призначається матеріально відповідальна посадова особа — касир. Після видання наказу про призначення відповідального працівника на посаду касира його обов’язково під розписку ознайомлюють з порядком ведення касових операцій, після чого з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей.

На підприємствах, де за штатним розкладом не передбачена посада касира, обов’язки останнього може виконувати бухгалтер або інший працівник відповідно до письмового розпорядження керівника підприємства за умови укладання з ним угоди про повну матеріальну відповідальність. Про це в письмовій формі обов’язково повідомляється банк, який здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства.

Касир виконує такі обов’язки:

-     Одержує готівку з банку та здає її;

-     Перевіряє правильність оформлення касових документів та здійснює на їх підставі видачу або зарахування готівки;

-     Веде касову книгу;

-     Здійснює контроль за дотриманням ліміту грошей в касі;

-     Здійснює контроль за своєчасністю повернення невикористаних підзвітних сум.

Підприємства (підприємці), як зазначалося раніше, мають право розраховуватися між собою та з фізичними особами як у готівковій, так і в безготівковій формах. При цьому сума платежу готівкою між суб’єктами підприємницької діяльності протягом одного дня не повинна перевищувати 10000 грн. При порушенні підприємством граничного розміру розрахунків сума перевищення розрахунково додається до залишку готівки в касі на кінець дня в день здійснення цієї операції, і отриманий результат порівнюється з лімітом.

Положенням № 637 регламентується також ліміт залишку готівки на кінець дня. Ліміт залишку готівки — її граничний розмір, що може залишитися в касі підприємства на кінець робочого дня. Він самостійно визначається підприємством  на підставі Розрахунку встановлення ліміту грошей в касі та затверджується наказом керівника При цьому слід врахувати режим та специфіки роботи останнього, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, визначених строків і порядку здавання касової виручки.

Для розрахунку  ліміту потрібно готівкові надходження (крім одержаних з банку) за 3 місяці поспіль поділити на кількість робочих днів за ці 3 місяці або виплати готівки  (крім виплат заробітної плати, пенсій, стипендій, дивідендів) за 3 місяці поспіль поділити на кількість робочих днів за ці 3 місяці.

Усю готівку понад суму встановленого ліміту підприємство має здавати для зарахування на поточний рахунок у порядку й у терміни, передбачені в цій заявці.

Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день способом порівняння залишку готівки в касі підприємства на кінець дня з установленим йому (або самостійно визначеним) лімітом, незалежно від того, здійснювалися в цей день касові операції (надходження, виплати) чи ні. За перевищення ліміту (крім 3 днів виплати заробітної плати, пенсій, стипендій, дивідендів) застосовується штраф у двократному розмірі його перевищення.

Якщо підприємству ліміт залишку готівки в касі не встановлено, тоді вся наявна в касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною.

Підприємство  також може мати операційну касу, для якої не обов’язково виділяти окреме ізольоване приміщення. Вона може знаходитися безпосередньо в торговому залі, салоні, кіоску, тобто бути максимально наближеною до покупця.

В операційній  касі, як правило знаходяться належним чином зареєстрований реєстратор розрахункових операцій (РРО), через який здійснюється приймання готівки. Здебільшого це електронні контрольно-касові апарати, які за визначенням є РРО і додатково забезпечують попереднє програмування найменування і ціни товарів (послуг) та облік їх кількості, друкування розрахункових та інших звітних документів.

2. Документальне оформлення касових операцій.

Касові операції оформляються відповідними документами (табл. 2.1), типові міжвідомчі форми яких затверджені Держкомстатом України та узгоджені з НБУ й Мінфіном України. Ці документи повинні застосовуватися без змін усіма підприємствами, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності.

Таблиця 2.1

ДОКУМЕНТИ ОФОРМЛЕННЯ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ

№	Код документа	Назва первинного документа
1	КО-1	Прибутковий касовий ордер
2	КО-2	Видатковий касовий ордер
3	КО-3	Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів
4	КО-3а	Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
5	КО-4	Касова книга

Надходження готівки до каси підприємства оформляється прибутковими касовими ордерами за формою № КО-1, підписаними головним бухгалтером або вповноваженою на це особою та касиром.

Особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і касиром та завірена печаткою (штампом).

Одержання готівки з власного рахунка в установі банку підприємство здійснює через касира або іншу вповноважену на те особу за грошовим чеком (іменним) з чекової книжки.

Чекову книжку підприємство придбаває в установі банку за заявою спеціальної форми.

Зберігається чекова книжка в сейфі підприємства. При виписуванні грошового чека жодні виправлення в ньому не допускаються. У чеку вказується цільове призначення готівки, а на корін­ці зазначається прізвище, ім’я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки.

На суму одержаної готівки виписується прибутковий касовий ордер і квитанція до нього. Квитанція додається до виписки банку з поточного рахунка та є підтвердженням повного оприбуткування одержаної з банку готівки.

Видача готівки з каси проводиться за видатковими касовими ордерами типової ф. № КО-2.

Видаткові касові ордери підписуються керівником і головним бухгалтером підприємства або ними вповноваженими особами, що зафіксовано наказом по підприємству. Гроші з каси завжди видаються під розписку, яка оформлюється тільки власноручно одержувачем. Тобто одержувач коштів має записати прописом одержану суму, поставити дату та свій підпис. Одержувач пред’являє касиру документ, що засвідчує його особу (паспорт громадянина, служ­бове посвідчення тощо). Цей документ записується в касовому ордері.

Видача грошей у рахунок праці, допомоги з тимчасової втрати працездатності, премій тощо проводиться за платіжними  відомостями. У цьому випадку одержана сума словами не пишеться конкретною особою. На титульній сторінці відомості робиться дозвільний напис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера. На загальну суму видачі незалежно від кількості відомостей складається один видатковий касовий ордер, дата та номер якого проставляється на кожній відомості.

Гроші видаються тільки особі, зазначеній у видатковому документі.

Після закінчення термінів виплати касир повинен:

- у платіжній відомості навпроти прізвища осіб, котрим суми не виплачені, зробити запис “депоновано”;

- скласти реєстр депонованих сум;

- у кінці відомості зробити запис про фактично видану суму та суму, що підлягає депонуванню;

- записати в касову книгу фактично виплачену суму, а на відомості проставити номер видаткового ордера;

- здати депоновані суми на поточний рахунок підприємства в банку.

Здавання готівки з каси підприємства на рахунок у банк оформляється заявою на переказ готівки, форма якої затверджена НБУ. Після здачі готівки касир одержує квитанцію.

Прибуткові та видаткові касові ордери виписуються бухгалтерією й передаються до виконання безпосередньо касирові, а не через особу, що вносить або одержує гроші.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передання їх касирові реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації касових ордерів типової форми № КО-3, де їм надаються порядкові номери з початку звітного року.

Усі факти надходження та вибуття готівки на підприємстві відображаються касиром  в касовій книзі типової форми № КО-4.

Касова книга відкривається підприємством на звітний рік. Її аркуші повинні бути пронумеровані, прошиті. На останній сторінці кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера та відбитками печатки. Записи в ній проводяться у двох примірниках із застосуванням копірки, при цьому другий примірник є відривним і використовується як звіт касира, а перший — залишається в книзі. Виправлення в ній засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера, немотивовані виправлення забороняються.

Записи в касовій книзі здійснюються за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером, а додані до них документи з метою запобігання повторного використання погашаються штампом або підписом від руки “Одержано”, “Списано” із зазначенням дати.

Касовий звіт складається щодня. Касир у кінці дня підбиває підсумки за день, виводить залишок у касі і передає другий відривний примірник до бухгалтерії як звіт з усіма додатками.

Після одержання звіту касира бухгалтерія перевіряє його з метою правової обґрунтованості, арифметичної точності всіх записів та на підставі цих даних відображає операції в листках-розшифровках та  регістрі синтетичного  обліку Журналі –ордері 1 с.-г. та відомості 1.1 до нього.

3. Синтетичний облік касових операцій.

Для обліку касових операцій використовується активний рахунок 30 “Готівка” з двома субрахунками:

―                        301 “Готівка в національній валюті”;

―                        302 “Готівка в іноземній валюті”.

За дебетом рахунка 30 “Готівка” відображаються надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів з каси.

Для ведення синтетичного обліку касових операцій призначений Журнал-ордер №1 с.-г.  і відомість 1.1 до нього.

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів.Ф.№КО-3

Первинні документи по обліку           касових операцій

Касова   книга                                 Зззз

Звіт касира

Реєстр документів по реалізації продукції, матеріалів, робіт та послуг за готівку (за цінами реалізації) Ф.№6.3. с-г

Аркуші – розшифровки    для  відображу-ння в інших регістрах

Журнал- ордер №1 с-г та відомість 1.1.с-г

Головна книга

Баланс

рис. 2.1. Схема послідовності записів з обліку касових операцій

Він складається на  підставі звіту касира та листків розшифровок. Записи в Журнал-ордер проводять за кожен день (на 1 день 1 рядок) у відповідній кореспонденції рахунків, в кінці місяця підбивають підсумки по горизонталі та вертикалі, виводять залишок на кінець місяця і переносять ці дані у Головну книгу. Схема послідовності записів з обліку касових операцій зображена на рис. 2.1.

Керівник підприємства затверджує час (але не рідше одного разу на квартал) проведення інвентаризації каси та призначає своїм наказом інвентаризаційну комісію. Комісія проводить покупюрну інвентаризацію готівки та інших грошових коштів, які зберігаються в касі. Результати інвентаризації оформлюються Актом інвентаризації наявних коштів, в якому наводяться дані про наявність готівки та інших коштів і надлишки, нестачі (якщо вони мають місце), причини їх виникнення. За результатами інвентаризації керівник підприємства приймає рішення про оприбуткування надлишків, або списання нестач за рахунок матеріально відповідальної особи (касира). На підставі рішення керівника надлишки оприбутковуються та зараховуються в дохід підприємства за дебетом рахунка 30 “Готівка” і кредитом субрахунка 719 “Інші доходи від операційної діяльності”.

Нестачі списуються в дебет субрахунка 947 “Нестачі і витрати від псування цінностей” і кредит рахунка 30 “Готівка”, а при віднесенні недостачі на винну особу (касира) складається проводка за дебетом субрахунка 375 “Розрахунки за відшкодування завданих збитків” і кредитом субрахунка 716 “Відшкодування раніше списаних активів”.

Схема типових кореспонденцій рахунку наведено в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2

СХЕМА ОСНОВНИХ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ПРОВОДОК КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ

№	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
	Одержання готівки в касу
1	Одержано з поточного рахунка в національній валюті готівка для різних цілей	301	311
2	Одержано готівку з поточного рахунка в іноземній валюті для виплати авансу з відрядження	302	312
3	Надійшла в касу виручка за реалізацію продукції власного виробництва за готівку	301	701
4	Надійшла до каси виручка за товари	301	702
5	Надійшла до каси виручка за надані послуги	301	703
6	Одержано готівку від покупців у рахунок оплати раніше відвантаженої продукції товарів (робіт, послуг)	301, 302	361, 362
7	Повернуто до каси невикористані підзвітні суми	301, 302	372
8	Одержані до каси гроші від винних осіб за відшкодування завданих підприємству збитків	301	375
9	Отримано готівкою до каси внесок до статутного фонду	301	46
10	Одержана готівка до каси за перепродані акції власної емісії або за продану частину власника в капіталі підприємства	301	45
11	Оприбутковано до каси фінансову довгострокову допомогу на зворотній основі	301, 302	55
12	Надійшла готівка в рахунок погашення раніше одержаних векселів	301, 302	341, 342
13	Одержані до каси суми в рахунок оплати за житлово-комунальні послуги	301	377
14	Повернено до каси суму надлишково виплаченої зарплати працівників	301	661
15	Оприбутковані надлишки готівки, виявлені під час інвентаризації каси	301	719
	Видача готівки з каси
16	Виплачено з каси працівникам підприємства заробітну плату, та нараховану допомогу за рахунок фондів соціального страхування	661	301
17	Видано готівку під звіт працівникам підприємства для відрядження та на здійснення інших господарських операцій	372	301, 302
18	Внесена готівка з каси підприємства на його банківські рахунки (виручка, депонована зарплата і т. ін.)	311, 312	301, 302
19	Виплачені з каси депоненти акціонерам, засновникам та іншим власникам корпоративних прав	671	301
20	Виплачено з каси раніше депоновану заробіт­ну плату	662	301
21	Викуплені підприємством акції власної емісії	45	301
22	Оплачено постачальнику (підрядчику) готівкою за одержані матеріали (надані послуги, виконані роботи)	63	301
34	Передана з каси готівка інкасатору	333	301
35	Відображено нестачу готівки в касі за результатами інвентаризації	947	301